יעילות היא תכונה מאוד חשובה לעסקים. היכולת ליצור, לשתף פעולה ולתקשר בצורה חלקה הופכת כל ארגון לאפקטיבי יותר. גישה לכלי פרודוקטיביות המאפשרים לאנשים לבצע את עבודתם בקלות רבה יותר – ומכל מקום – הופכת ארגונים לזריזים ומאפשרת להם להתחרות במגזר שלהם.
Office 365 היא חבילת הפרודוקטיביות של מיקרוסופט עם כלים כמו Word, Exchange, Excel, SharePoint, Teams ועוד. מכיוון ש-Office 365 מבוסס ענן, ניתן לגשת לחוויה המלאה מכל מקום, בכל מכשיר, כל עוד הם מקוונים.
הכלים ב-Office 365 משלימים זה את זה ועובדים יחד בצורה חלקה, כך שהוא חובה לכל עסק.
במאמר זה נשים דגש על היתרונות המרכזיים של השימוש ב Office 365 בכלל ועל הכדאיות והתמורה של חבילת בMicrosoft 365 Business Premium בפרט .
להלן שבעה יתרונות מרכזיים של Office 365 :
גישה לקבצים בכל מקום
Office 365 מאפשר לארגון לאחסן את כל הקבצים בענן. המשמעות היא שניתן לגשת אליהם בכל מכשיר, מכל מקום עם חיבור לאינטרנט. עבור ארגונים שבהם עבודה ניידת היא חיונית, היכולת של העובד לגשת לכל האפליקציות והקבצים גם שהוא מחוץ למשרד לא תסולא בפז.
אחסון ענן מאובטח
Office 365 היא סביבה מאובטחת לחלוטין עם אמצעי אבטחה חזקים, כמו אימות דו-שלבי, המבטיח שאנשים לא מורשים לא יוכלו לגשת לקבצים אם הם במקרה נכנסים למכשיר של העובד. זיהוי איומי אבטחה ועצירתם באופן מידי, חשוב במיוחד עבור ארגונים העוסקים בנתונים או מידע סודיים. השימוש ב-Office 365 פירושו שהעסק חופשי לפעול ללא כל חשש לאבטחה.
תקשורת משופרת
Office 365 נותן למשתמשים כלים לשמור על תקשורת מרוכזת ופשוטה Teams & Outlook. אפליקציית Teams מאפשרת לקיים שיחות ועידה ופגישות עם צוות ולקוחות מכל מקום בעולם, כך שתמיד ניתן לשתף פעולה ולתקשר ללא קשר למרחק או להפרשי זמן. Teams מספק פונקציית הודעות מיידיות שבהן ניתן להוסיף הערות ולהעלות קבצים בו-זמנית, דבר שימושי עבור שיתוף פעולה בין מחלקות ובעת עריכה משותפת של מסמכים. Yammer הוא תכונה נוספת של Office 365 שפועלת כמעין רשת חברתית עבור הארגון. על ידי פרסום ב'פיד החדשות' של החברה שלך ניתן לשלוח הודעה מיידית לכל כוח העבודה, והצוות מקבל הודעה באימייל כשיש פוסט חדש ומונע מצב של החמצת הודעות. כל אחד יכול להגיב על פוסט, וניתן ליצור 'ערוצים' שונים למטרות שונות, כך שלא תמיד צריך לפרסם בכל החברה.
תכנון הוצאות
עבור Office 365 משלמים על בסיס למשתמש, לחודש, כמו מנוי. עלות הרישיונות תלויה ברמת הפונקציונליות שנבחרה עבור העסק. רמות ארגוניות שונות כוללות יישומים ומוצרים שונים, מה שמכתיב את העלות של כל רישיון. תשלום לכל משתמש, לחודש מאפשר יציאה צפויה ועוזר לתקצב את הוצאות ה-IT של הארגון לשנה הקרובה. שדרוגים כלולים בעלות הרישיונות, כך שאין עלויות בלתי צפויות או נוספות.
רציפות עסקית
עם קבצים המאוחסנים בענן ומגובים באופן קבוע, הארגון ממשיך לפעול כרגיל במקרה של אסון . לא משנה מה קורה למכשירים הפיזיים בארגון , הדואר האלקטרוני, הקבצים והנתונים מאוחסנים בבטחה בענן. ל- Exchange יש גם תכונות שחזור שמשמעותן שניתן לשחזר אימיילים בודדים או אפילו תיבות דואר נכנס שלמות במידת הצורך.
שדרוגים אוטומטיים
כל האפליקציות החיוניות כמו Word, Excel ו-Outlook כלולות ופועלות באופן מקוון ללא צורך בהתקנת תוכנה כלשהי. השדרוגים מבוצעים אוטומטית במרווחי זמן קבועים מראש, כך שאין צורך לדאוג לגבי הגרסה העדכנית ביותר; שזה יקרה אוטומטית. ההוצאה של רכישת תוכנה חדשה נמחקת גם היא מכיוון שעדכונים כלולים במנוי עבור רישיונות Office 365.
שיתוף פעולה מרכזי
Office 365 מאפשר לשתף תיבות הדואר, לוחות שנה, אנשי קשר ולערוך מסמכים בזמן אמת באמצעות כלים משותפים. שיתוף לוחות שנה ב-Exchange מאפשר מבט כולל על זמינות העובדים , כך שניתן לתזמן פגישות משותפות. תיבות דואר משותפות משמעותן שמספר אנשים יכולים לגשת לאותה תיבת דואר, כך שניתן לסנן הודעות כדי שינחתו בתיבת הדואר המשותפת ולא יוחמצו. SharePoint הוא כלי אינטגרלי נוסף המאפשר שיתוף פעולה. כל איש צוות יכול לגשת למסמכים שנשמרים כאן ולעבוד עליהם, ולשתף אותם כקישור בדוא"ל. משתמשים מרובים יכולים גם לערוך מסמכים המאוחסנים ב-SharePoint בזמן אמת, מה שמקל על עריכה משותפת. ניתן לראות מי נמצא במסמך בכל עת ואפילו היכן הם עובדים הודות לדגלים צבעוניים קטנים המזהים כל משתמש.
למה לשדרג ל-M365 Business Premium
קפיצה קטנה במחיר תמורה גדולה בפתרונות האבטחה
60% העסקים הקטנים בינוניים SMB לא ערוכים למתקפת סייבר .
Microsoft 365 Business Standard אמנם מציעה שילוב בין מוצרי Office לבין שירותי ענן כגון דואר אלקטרוני ברמה עסקית, אחסון קבצים בענן ושירותי אבטחה אך – Microsoft 365 Business Premium תוכנית הכוללת את אותם יישומים ושירותים, מוסיפה יכולות ניהול מכשירים והגנה מפני איומי סייבר מתקדמים .
מרכיבי המפתח בתוכנית Microsoft 365 Business Premium :
- Microsoft Online Services, including Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive and more
- Microsoft Office Applications for Windows, Mac, iOS and Android
- Exchange Online Long-term archiving, Encryption, In Place & Litigation hold & eDiscovery
- Advanced Threat Protection
- Advanced Information Protection
- Data Loss Prevention
- Microsoft EndPoint Manager, Intune Mobile Device Management & AutoPilot device deployment
- Azure Active Directory P1 which includes a whole host of security and identity products and features
- Microsoft Defender for Business -פתרון אבטחת נקודות קצה חדש שזמין כעת באופן כללי בתוך Microsoft 365 Business Premium
Microsoft Defender for Business כולל מנגנון של זיהוי ותגובה של נקודות קצה (EDR) :
Endpoint detection and response – מאפשר לקבל התראות זיהוי ותגובה מבוססות התנהגות המאפשרות לזהות איומים מתמשכים ולהסיר אותם מהסביבה . פעולות תגובה ידניות בתוך Defender for Business מאפשרות לנקוט בפעולות על תהליכים וקבצים, בעוד שתגובה חיה תביא לשליטה ישירה על מכשיר כדי להבטיח שהוא מתוקן, מאובטח ומוכן לשימוש.
ניתן להצביע על 5 יתרונות מובהקים של Microsoft 365 Business Premium :
- תקשורת ושיתוף ללא מאמץ בעזרת כלי שיתוף כדוגמת Teams מקום אחד שבו ניתן להיפגש, לשוחח בצ'אט, להתקשר ולשתף פעולה.
- הגנה מפני כניסה של גורמים לא מורשים : עובדים מרוחקים של הארגון זקוקים לגישה לנתונים אך כתובת המייל שלהם והסיסמאות חשופים למתקפה .
- יישום MFA מציע אמצעי זיהוי נוסף ,יגן על אובדן נתונים זהויות וסיסמאות יספק הגנה ב 99% של המקרים. החלת מדיניות באמצעות Conditional Access תמנע כניסה של גורמים לא מורשים.
- הגנה מפני PHISHING : סריקה בזמן אמת של מאגר הנתונים מספקת הגנה על קבצים משותפים וקישורים בסביבת המייל Teams וה OneDrive.הגנה על מידע רגיש : החלת מדיניות של Information Protection עוזרת להגן על מידע חסוי ורגיש או איבוד מידע באופן לא מתוכנן על ידי הצפנת מיילים ומניעת גישה לגורמים לא מורשים .
- הגנה על המידע במכשירים האישיים :כאשר העובדים עושים שימוש במכשירים האישיים שלהם לכניסה לסביבה של הארגון באמצעות Intune – Microsoft 365 Business Premium מונע ממידע חסוי ורגיש להישמר במכשיר האישי או בתיקיה לא מאובטחת .החלת מדיניות הגנה על אפליקציות מאפשרת עבודה על הנייד באופן עצמאי ומאפשרת בין השאר מחיקה מרחוק של מידע רגיש מהמכשיר הנייד בעת שהעוד מסיים את עבודתו בארגון .
זאת ועוד …
SHARED COMPUTER ACTIVATION
Shared Computer Activation מגיע ל-Microsoft 365 Business Premium: ניתן לבצע התקנות לשימוש משותף ב-Office גם דרך חבילת Microsoft 365 Business Premium
שימוש יעיל בתכונה זו עוזר למקסם משאבים עבור תרחישים שבהם משתמשים מרובים חולקים את אותו מחשב והמשתמשים מתחברים עם החשבון שלהם.
כך לדוגמא :
שלושה עובדים במפעל חולקים את אותו מחשב פיזי, כאשר כל עובד משתמש ב-Office במחשב זה במהלך המשמרת של שמונה שעות או חמישה עובדים מתחברים מרחוק לאותו מחשב כדי להפעיל את Office.
למד עוד על Shared Computer Activation
הכי משתלם – תוספת מחיר קטנה – תמורה גדולה
המחיר של Business Premium הוא $ 22 למשתמש לחודש לעומת 12.5 $ בתוכנית Microsoft 365 Business Standard.
מדובר בתוספת של 7.5 $ בלבד. לעומת זאת עלות המוצרים והתכונות הנוספים, אם נרכשים בנפרד, עולה בהרבה על זה. זהו שדרוג משמעותי מנקודת מבט אבטחה.
