Microsoft Office הוא שמה של חבילת מוצרים עסקיים המסייעים בעבודה היום-יומית של כל עובד משרד. אם מדובר ב-Excel לניהול טבלאות וניתוח נתונים, Outlook למשלוח וקבלת דואר אלקטרוני עסקי, Word לעיבוד, כתיבת ועריכת מסמכים או כל אחת מהתכנות הרבות שנוספו במרוצת השנים. חבילה זו ניתן לרכוש במספר דרכים, אך לפני מספר שנים הדרך היחידה שבאמצעותה עסקים רבים היו מתקינים Office הייתה התקנה מקומית חד פעמית באמצעות דיסק או קוד מוצר ויש לה שמות רבים, בינהם On Premise. לפני מספר שנים, Microsoft הוסיפה דרך חדשה לרכוש ולהתקין את מוצרי Office, באמצעות Office 365 – פתרון המרכז מספר שירותי ענן ונמכר בתור מנוי חודשי או שנתי. Office 365 שינה לחלוטין את הדרך שבה עסקים מתנהלים.
אך מהם ההבדלים בין Office 365 להתקנת Office On Premise?
מקור הכנסה קבועה: Office 365 נמכר כמנוי. המשמעות היא שכל עוד הלקוח משתמש במוצר, הוא ימשיך לשלם באופן חודשי או שנתי לאינטגרטור או למשווק שמוכר לו את הרישוי. זה הופך את Office לשירות – הכנסה קבועה ובטוחה מהלקוח. לעומת זאת, Office On Premise נמכר באופן חד פעמי. במקרה הטוב, זוהי רכישה שתתבצע אחת לשלוש שנים כשמיקרוסופט מוציאה גרסה חדשה ומעודכנת של המוצר לשוק. במקרה הרע, הרכישה הזו לא תחזור לעולם אצל אותו לקוח.
שדרוג מיידי: ברגע שתשחרר גרסה חדשה של Office לשוק, היא תהיה זמינה להתקנה מקומית אצל הלקוח כל עוד המנוי ב-Office 365 פעיל. אין צורך לבצע מכירה אצל הלקוח מאחר וכבר יש לו מנוי שהוא משלם עליו באופן קבוע.
התקנה על מספר מכשירים: בניגוד ל-Office On Premise המאפשר התקנה על מחשב אחד בלבד, מיועד לסוג אחד של התקן (PC או מקינטוש) ובשפה אחת, ב-Office 365 ניתן להתקין התקנות מקומיות על עד 5 מכשירים עבור כל משתמש, כשהמערכת מזהה אוטומטית את סוג המכשיר. ניתן בפשטות להחליף גם את גרסת הסיביות או את השפה.
עדכוני אבטחה והתווספות של תכונות: Office 365 הוא מוצר ענן המתעדכן כל הזמן מאחורי הקלעים. עדכוני אבטחה ותכנה מותקנים ללא צורך בפעולה מצד הלקוח או האינטגרטור. כמו כן, ישנם פיצ'רים חדשים שמתווספים כמעט כל חודש ל-Office ומאפשרים עבודה קלה ומהירה יותר. לעומת זאת, ב-Office On Premise, היכולות והשדרוגים של ה-Office מקובעים ומתעדכנים רק כשיוצא עדכון של Service Pack, וגם אז לא בטוח שכל העדכונים שמשתמשי Office 365 נהנים מהם יעברו גם למשתמשי On Premise.
הזדמנויות עסקיות נוספות: העובדה ש-Office 365 הוא מוצר אקטיבי ומתעדכן מאפשרת לאינטגרטור ולמשווק להמשיך ליצור עסקים ולהישאר רלוונטי עבור הלקוח. ביצוע הדרכות והטמעות אצל הלקוח על היכולות החדשות של המוצרים שכבר שילם עליהם ממצבים את המשווק כיועץ טכנולוגי שאליו פונים בכל שאלה, כשכל נקודת ממשק עם הלקוח מחזקת את הקשר איתו.
ניהול רישיונות: ניהול הרישיונות והקצאתם למשתמשים סופיים ב-Office 365 הוא פשוט ונוח דרך ממשק אינטרנטי שזמין 24/7. כשמדובר ברישיונות Office On Premise, הרישיונות במקרה הטוב מנוהלים באמצעות הסכם Volume License, ובמקרה הרע מדובר במאגרים של קופסאות ו-Product Keys שגם תופסים מקום פיזי וגם מצריכים התעסקות מסורבלת כמו ניהול ההתקנות (איזה רישיון הותקן על איזה מחשב).
הפעלת ושיוך המוצר: ב-Office 2016 יש לבצע הפעלה של המוצר על כתובת דואר אלקטרוני, לא משנה אם מדובר ברישיון Office 365 או Office On Premise. אז מה קורה אם עובד עזב? ב-Office On Premise, הרישיון ממשיך להיות רשום על אותו עובד שעזב וצריך לבצע ניהול של שמות משתמשים, כתובות דואר אלקטרוני וסיסמאות כדי שהרישיון ימשיך להיות זמין. לעומת זאת, ב-Office 365 ניתן פשוט לשייך מחדש את הרישיונות למשתמש אחר וחסל.
תהליך ההתקנה אצל המשתמש הסופי: התקנת Office ב-Office On Premise כמעט תמיד מחייבת שהאינטגרטור או איש IT יגיע לתחנת הקצה ויבצע את תהליך ההתקנה. לעומת זאת, ב-Office 365 ההתקנות מנוהלות אצל כל משתמש סופי, שיכול לשלוט עליהן, לעקוב אחריהן, לבצע התקנה בעצמו או אפילו להסיר הפעלות במקרה הצורך.
שטח אחסון עצום בענן: במסגרת הרישוי של Office 365, יחד עם אפליקציות ה-Office המסורתי, מקבל כל משתמש שטח אחסון בענן של 1TB(!) למסמכים, תמונות וסרטונים באמצעות OneDrive For Business, כך שכל רישוי Office ב-Office 365 כבר מאפשר לכם להנות מיתרונות הענן, לגשת לקבצים האלו מכל מקום ולערוך אותם בכל זמן, גם על מכשירים שלא מותקן בהם Office באמצעות Office Web Apps.
אנו ב-CMS יצרנו סרטון קליל והומוריסטי המעביר את עיקרי היתרונות של OneDrive for Business, אחד ממוצרי הענן במסגרת Office 365.
באפשרותכם לצפות בסרטון ב-YouTube כאן:
